Adquisiciones

La UAP tiene un presupuesto anual para compra de libros para la Biblioteca que se aprueba alrededor de abril de cada año. De ese presupuesto general, cada unidad académica tiene asignada una parte que pueden administrar (por eso necesitamos la aprobación de la unidad académica correspondiente cuando algún docente solicita compra de libros).

La Biblioteca también tiene un presupuesto anual para comprar libros generales de temas no cubiertos por las carreras, o en ocasiones ayudar a alguna carrera/unidad académica que se haya quedado sin presupuesto.

Políticas de Selección
  • No compramos libros usados, salvo excepciones para libros tipo reliquia, etc.
    Dentro de esa excepción si compramos en Mercado Libre el vendedor debe poder darnos factura A o C del costo del libro y los gastos de envío.
  • Compramos la edición más reciente de cada libro, siempre en comunicación con el solicitante
  • Cantidad de libros de la bibliografía obligatoria adecuada para la cantidad de alumnos
Políticas de Compras
  • El proveedor tiene que darnos factura A o C a nombre de “Asociación Colegio Adventista del Plata”, IVA Responsable inscripto, CUIT 30-52937147-7
  • Libros de Ciencias de la Salud: los compramos en la Librería UAP (Patricia Pinto: libreria@uap.edu.ar)
    • Hacemos orden de compra con los precios que nos pasen
    • Hacemos firmar orden de compra
    • Sacamos fotocopia
    • Retiramos personalmente entregando la orden de compra
  • Libros de Ciencias de la Salud, opción 2: los solicitamos a Libros Guimard (Eduardo: librosguimard@gmail.com). Se le paga con depósito bancario.
  • Para compras internacionales, no comprar por más de 1.000 dólares por compra para evitar trámites en la aduana.
  • Libros de ACES en general los compramos en la Librería Belgrano:
    • Consultamos los precios (Whatsapp: +54 9 3435 08-3228)
    • Hacemos orden de compra
    • Con la orden de compra firmada, vamos a Caja UAP y solicitamos el efectivo
    • Compramos personalmente pagando con el efectivo
    • Entregamos la factura en la Caja UAP
  • Pagos
    • Tarjeta de crédito: método de pago preferido. Guardamos factura para presentarla cuando se hace rendición de las compras/tarjeta
    • Transferencia bancaria: enviamos email a Esteban (esteban.hainze@) solicitando la transferencia y dándole todos los datos
      • Hay fecha tope para enviarle los pedidos de transferencias y los pagos se realizan cada 15 días)
      • Las facturas también tienen que ser A o C en formato digital o impresas
      • Los datos para realizar la transferencia tienen que coincidir con la persona o entidad que emite la factura

      Sellamos cada factura y orden de compra colocando a qué unidad académica corresponde el gasto.

Pasos Compras
  • Recibimos solicitud (Adquisiciones)
    • Debe venir de parte de la autoridad de una unidad académica (decanato)
    • Si lo solicita directamente el docente, pedirle que solicite a la autoridad de su unidad académica
  •  Revisamos el pedido (Desarrollo Colección y Adquisiones)
    • Verificamos si ya está el título en la biblioteca
    • Nos fijamos si hay opciones en eLibro para recomendar
    • Vemos si la edición es antigua y existe una edición nueva
    • Si nos lo solicitan, buscamos los precios para que hagan decisión final
    • Llenamos el Excel “Pedido de Libros”
  • Realizamos el pedido (Adquisiciones)
    • Marcamos como “Solicitado” en la columna de Estado
    • Mantenemos actualizado el estado de cada libro solicitado
    • Periódicamente revisamos los pedidos pendientes para hacer reclamos, etc.
  • Recibimos el libro (Adquisiciones)
    • Verificamos que no tenga defectos, si lo tiene hacemos el reclamo.
    • Ingresamos el libro en el Módulo de Adquisiciones
  • Lo pasamos a Desarrollo de la Colección para que indique si va en algún registro (MFN), o colección en particular, etc.
  • Ingresamos lo indicado por Desarrollo de la Colección
  • Imprimimos hoja de ruta y pasamos el libro para su procesamiento
Pasos Donaciones
  • Se reciben libros donados y aceptados por Desarrollo de la Colección
  •  Los ingresamos en el Módulo de Adquisiciones
    • En Procedencia ponemos Donación en lugar de Compra
    • En el campo de Proveedor ponemos el nombre del donante o Desconocido
  •  Sellamos el libro en la contraportada o alguna hoja inicial (preferentemente no en la portada) con el sello de donaciones y rellenamos con el nombre del donante y la fecha

Proveedores más usuales

Argentina

Internacionales

El domingo 25 de mayo la biblioteca permanecerá cerrada por feriado nacional